CRIAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS: PROPOSTA DE UTILIZAÇÃO DO VISUAL BASIC FOR APLICATIONS (VBA) PARA AUTOMATIZAÇÃO DE TAREFAS

Abstract

A produtividade e a padronização de um determinado serviço ou produto são fatores importantes a serem geridos por uma empresa. Sob esta ótica, a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e International Organization for Standardization (ISO) destacam a importância do controle da distribuição, acesso, recuperação e controle de alterações dos documentos. Nesta perspectiva, este trabalho propõe um sistema autônomo de criação e/ou envio de documentos, assim como demonstra algumas formas de desenvolver o mesmo. Estes sistemas foram desenvolvidos por meio de programação em Visual Basic for Aplications (VBA) de maneira integrada ao Microsoft Office. A versão do office utilizada no desenvolvimento deste trabalho foi a home and student 2016, sendo o sistema utilizado em versões variadas, vista a compatibilidade existente. Este trabalho foi implantado numa universidade em diversos setores demonstrando sua aplicabilidade e possibilidade de adaptação enquanto ao possuir uso integrado ao Office permitiu que os usuários se mantenham em sua zona de conforto criando e alterando modelos nos programas que já eram utilizados na instituição. Alguns dos sistemas desenvolvidos foram utilizados por outras organizações, sendo os mesmos adaptados de acordo com a necessidade das mesmas. Após a implantação do sistema, pode-se observar um significativo ganho produtividade e padronização dos documentos. Destaca-se ainda que por permitir que sistema seja utilizado em conjunto com um software que já era conhecido pelos usuários, a curva de aprendizado dos mesmos foi otimizada. Por fim, observou-se que os sistemas desenvolvidos atingiram aos objetivos propostos, mesmo sem usuário com conhecimento de programação. Contudo, sugere-se que ao menos uma pessoa na empresa em que esse tipo de sistema for implantado tenha conhecimentos básicos de VBA, visto que isso facilitaria a modificações.